黄河交通学院本科教学工作合格评估支撑材料整理及建档要求
日期:2019-08-08  发布人: 

 

本科教学工作合格评估中的支撑材料是学校工作过程和状态的直接体现,是评估专家对学校本科教学工作做出正确判断的重要依据。支撑材料的准备过程是“迎评促建”工作的重点,是摸清家底、找出差距、规范管理、改进提高的重要手段。各单位要在深刻理解指标内涵的基础上做好材料的归类、整理和保管工作。为保证支撑材料整理及建档工作的高效、有序进行,按时高质量完成各项工作任务,特制定以下标准要求:

一、支撑材料的构成

我校本科教学合格评估支撑材料由校级支撑材料、行政部门支撑材料和院部支撑材料构成。

(一)校级支撑材料

校级支撑材料指,评估专家到校时调阅的学校各类支撑材料(主要是40个观测点的支撑材料及亮点或特色材料等)。校级支撑材料放在评建办公室资料室。

(二)行政部门支撑材料

 行政部门支撑材料包括:一是各部门日常积累的原始性档案材料,可为本部门提交的校级支撑材料,提供更为真实具体的佐证。根据本部门职责(业务)划分,科学分类归档后,存放在所属部门档案室。二是对应40个观测点提交的所有支撑材料,在本部门支撑材料中均应有备份存档。

(三)院部支撑材料

院部支撑材料主要指院部教学管理与运行相关的档案材料,包括院部教学管理制度、师资队伍建设、学科与专业建设、课程建设、教材建设、实践教学、教学质量管理等档案资料,放在所属院部资料室。

当原始材料需要多处归档时,需将原件放在评建办公室资料室,其它行政部门或院部使用复印件归档。

二、支撑材料的种类

(一) 文字材料:文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录及教学基本文件和教学档案等。

(二) 统计材料:统计表格、报表和名册。

(三) 声像材料:照片、宣传片、声像光盘等。

(四) 证书材料:学历学位证书、资格证书、荣誉证书、获奖证书、成果证书、锦旗、奖杯等。

(五) 实物材料:获奖作品、毕业设计制作、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等。

(六) 其它材料:能反映教学工作水平和人才培养质量的其它类型材料。

三、支撑材料的整理

(一)原始材料的整理

1.文字材料整理

工作中形成的文件、规划、方案、纪要、规章制度、工作计划、工作总结等资料,要按自然年度进行分类,而属于教学活动中形成的原始材料(如学生考卷、成绩、毕业设计 (论文)等)则应按照学年进行分类。所有材料要求分类准确,编目清楚,整齐美观,保证调用方便、快捷。

2.声像、证书、实物材料整理

照片等声像材料装袋后分类保存,并标明内容与数量。各类证书由收集单位准备复印件。获奖作品、科技作品等实物须拍制照片, 著作、教材须复印封面和版权页, 论文须复印封面、目录和正文。所有声像、证书、实物材料要列出清单。

(二)新建材料的整理

教学工作中形成的材料一般应按照教学年度进行分类、整理、汇总;其他材料一般按照自然年度收集、整理、汇总。文件用复印件,其他材料除会议记录外,一般采用打印稿;所有材料要求分类准确,编目清楚,整齐美观,保证评估时专家调用材料的方便、快捷。

综述材料应能全面、准确地反映我校教学与管理工作的特色、优势,要对有关支撑材料进行充分提炼,并按合格评估体系中观测点合格要求下结论。

各行政部门以所负责观测点为单位,密切配合相关项目建设工作组,整理归口负责的支撑材料;同时根据部门职责和业务范围自行划分部门档案分类科目,依部门档案分类科目整理归档日常积累的原始材料,确保材料分类及建档科学合理、方便调阅,并将部门档案分类科目报评建办公室。

各院部要高度重视教学过程成果性材料的整理,此类材料为重点备查材料,如:课程教材目录;课程教学大纲及实践环节指导书;学生的毕业设计(或论文),课程设计(或调研报告);课程的试卷及考试分析、学生成绩单;专业建设、师资建设、课程建设、实验室建设等方面的材料。

内容较多的材料采用汇编的形式。汇编成册的材料主要有:学校发展规划(事业发展规划、学科专业建设规划、师资队伍建设规划、校园建设规划等);教学质量监控体系;教学管理制度;人才培养方案;主要课程教学大纲;课表;教职工名册;学生名册;全校实验室(中心)简介;实验室与设备管理制度;新办专业考核材料;学生管理制度;学风建设各类活动汇编等。

(三)支撑材料整理的格式要求

1.各类原始材料(如管理文件、制度,会议记录、纪要,历年工作安排、计划、总结、讲话稿等)一般应采用原件,以体现材料的真实性,原件类材料的纸张大小不必完全统一。

2.新建文字材料均采用Word文档格式,表格采用Word、Excel文档格式均可,具体文档格式要求见附件1。

3.所有的复印件统一使用A4纸。

4.照片材料。照片材料分类装册并彩色印刷,并简要注明:时间、地点、人物、内容、摄影者等信息。

5.实物材料。实物材料(如获奖作品、科技作品等)须拍制照片,列出清单,汇编成册。实物暂由有关单位陈列保管。

6.证书、奖状、聘书等。院级以上证书、奖状、聘书等将原件扫描、照相后制作成电子文档存档,并注明形成时间、内容(名称)、作者及颁发单位。另用A4纸彩印汇编成册,以便与相关材料配套。

7.录音、录像材料。录音、录像材料要注明内容、录音(像)时间、录音(像)人、带长(分钟),要求制作为数据光盘(DVD、VCD、CD等)。

四、支撑材料的立卷归档

 (一) 支撑材料目录设置与格式

1.校级支撑材料的目录设置

1)校级支撑材料目录共分五级:

一级目录:本科教学工作合格评估指标体系中的一级指标。

二级目录:本科教学工作合格评估指标体系中的二级指标。

三级目录:本科教学工作合格评估指标体系中的主要观测点。

四级目录:为说明“主要观测点”的支撑材料类目。

五级目录:为说明“四级目录”所需要的支撑材料。

2)目录格式

一级目录:编号为 “1”、“2”、“3”、…等。

二级目录:编号为“1.1”、“1.2”、…,“2.1”、“2.2”、…等。

三级目录:编号为“1.1.1”、“1.1.2”、…, “1.2.1”、“1.2.2”、…“2.1.1”、“2.1.2”、…等。

四级目录:编号为“1.1.1-1”、“1.1.1-2”、…, “1.1.2-1”、“1.1.2-2”、…“1.2.1-1”、“1.2.2-2”、…等。

五级目录:编号为“(1)”、“(2)”、“(3)”、…等。

2. 院部支撑材料的目录设置

1)院部支撑材料目录共分四级

大类目录:《黄河交通学院院部档案分类指南》中的大类,按党建工作、行政工作、教学工作、教科研与对对外交流、学生工作五大类;

一级目录:《黄河交通学院院部档案分类指南》中的一级科目;

二级目录:《黄河交通学院院部档案分类指南》中的二级科目;

三级目录:《黄河交通学院院部档案分类指南》中的三级科目

2)目录格式为:

大级目录:编号为“A”、…“E”等;

一级目录:编号为“大类分类字母及序号”。如“A01”、“A02”…,“B01”“B02”…等;

二级目录:编号为“大类分类字母及序号——序号”。如“A01-1”、“ A01-2”等;

三级目录:编号为“(1)”、“(2)”等。

(二)支撑材料的归档

1.组卷整理

1)组卷:校级支撑材料按评估指标体系的主要观测点(即三级目录)的顺序编号组卷装盒。不要将两个及两个以上观测点的材料放入同一案卷。文件盒正面、侧面有标签,标签要统一,标明内装材料所属的主要观测点,例如“4.2.1教学内容与课程资源建设”。当同一个主要观测点的材料较多,需要分盒陈列,在同一个观测点的标签上进行编号,例如“4.2.1教学内容与课程资源建设(1)、(2)、(3)”等。盒脊、盒面标识、盒内目录样式、字体、规格按统一的标准模板制作(具体样式另行通知)。

2)排序:支撑材料的排序按支撑材料目录顺序排列。一个编号(如1.2.1-5 近三年来各级领导干部学习情况下多个材料需要整理成册的请进行整理成册, 在册内附上封面和目录。需要后续补充完善的,暂不装订成册,用燕尾夹夹好,放于后面。

3)目录:每个文件盒内必须有材料目录,列出本盒内所包含的材料名称。(材料目录必须按材料的先后次序,目录与材料顺序相符。目录打印2份,一份放在文件盒内,一份装订成册做材料总目录)。

4)院部支撑材料按《院部档案分类指南》中的一级科目组卷归档,不要将两个及两个以上的一级科目的材料放入同一案卷。一个案卷的材料放入一个档案盒,材料较多的按评估材料目录依次放入几个档案盒。

2.评估档案装具

评建办公室及评估专家需要查阅的保存于职能部门和院部的材料档案盒大小为A4,材料编目整理、档案盒颜色、标签等保持全校统一(具体样式另行通知);文件柜、文件袋大小也要统一,确保整齐美观。

 材料的保管与移交

(一)材料的保管

1.所有评建材料按编目整理、装盒(袋)后按序摆放在资料柜内,集中存放,并指定专人管理。材料保管员必须十分熟悉材料的陈列位置、材料的内容,能快速查找到相应的资料。

2.校级支撑材料由评建办公室保管,各行政部门日常积累建档材料、院部支撑材料自行保管,以备随时查阅。

3.校内资料借阅必须办理借阅手续,并限期归还,归还时由管理员当面清点,并在借阅登记薄上进行注销,放回原来位置,严防丢失;有关学校评建工作的各类材料未经评建办公室同意,任何人不得私自对外交流。

4.所有资料,任何人不得随意丢弃、销毁。

(二)材料的移交

1.所有上报评建办公室的材料,由各项目建设工作组、各部门、各院(部)按支撑材料指导目录整理上交。需附“支撑材料清单”,要求纸质版和电子版一并提交,同时自行备份留存。

2.报送材料要层层把关。各部门、各院(部)报到评建办公室的材料须经本单位负责人审核和本项目组负责人的审定。所有上报材料审核人、报送人、接收人均应在“材料清单(见附件2)”的相应位置上签字,并加盖上报部门公章。

3.材料报送应指派专人送交评建办公室材料组或相关单位,并办理交接手续。

六、注意事项和基本要求

(一)落实任务责任到人

支撑材料原则上根据观测点,由相应单位完成,涉及到多个单位的,由牵头单位整理汇总,其它相关单位须密切配合。各单位负责人必须亲自严格把关,单位负责人对评估材料负总责。

(二)支撑材料有理有据

各单位提供的支撑材料必须做到有“据”可查,要注意收集、整理原始“依据”材料,应确保材料的真实性。各责任人必须认真审查所提供的材料,并对材料的真实性负责。各单位领导及相关工作人员,对材料的名称、来源、原始依据都必须做到心中有数,要做到说得出、理得清、道得明。

(三)数据资料专人分管

学校对外公布的数据、材料必须由相关单位专人统计、专人负责,负责相关数据的人员必须严格把关,认真对照,保证数据和材料的完整性、一致性。

(四)保质保量完成工作

评建工作是全校上下的统一行动,材料整理与归档是其重要组成部分,各责任人必须要有全局观念,按照学校的统一部署,根据材料整理的统一要求,配合评建办公室,确保按时保质保量完成各项任务。

 

附件: 1.新建评估材料文档格式要求

           2.本科教学工作合格评估材料上交清单(样表)

                     

附件1:

新建评估材料文档格式要求

 

一、页面设置

(一)纸型

采用A4纸。页面设置采用默认设置,即上、下页边距均为2.54cm, 左、右页边距均为3.17cm,装订线位置为左。

(二)页脚

所有材料均应在页脚处加注页码(居中、宋体小五号、比如:“第1页,共3页”)。

(三)方向

    Word文档一律使用纵向,Excel文档表格列宽过大的可使用横排。一般材料采用A4纸竖向单面打印(表格等需要横向打印的除外)。

.文档格式

(一)标题

用小二号黑体(如有副标题,用三号楷体)。标题可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

(二)正文

用四号仿宋字(表格材料的字体、字号酌情处理,建议用五号宋体字,表格尽量竖排,做到整齐美观,表中的双名中间空一格,如张三,写为“张 三”)。表名在表格上方,居中。如有图片,图名应在图片下方,居中)。行间距为1.5倍。

结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”, 第五层为“①”。第一层字体要加黑。结构层次超过五层的可自行根据情况设置,原则上不要超过五层。

材料中所出现的度量单位要按国际标准度量单位,如面积用“平方米”等;量词应统一,如图书用“册”,计算机用“台”,座位用“个”等。小数点后面统一保留两位有效数字。文本中出现的两位及其以上数字统一用阿拉伯数字表示。

文件资料如有附件,在正文下空一行,左空2个字符,用四号仿宋字体标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字(如“附件:1.×××”),附件名称后不加标点符号。

(三)综述材料

观测点概述材料的写作要点:观测点综述材料属于命题式写作,结合各观测点的内涵,要求开门见山,直述主题,对某项工作进行综述,避免过多的陈述和解释;综述应包括前言、主体、结语三个部分。

1.前言。要求直接点明该综述要介绍什么、说明什么。

2.主体。主体部分可分为若干层次,每个层次说明一个主题,层次之间用一个小标题分开。

文字量较少的综述,主体部分可以不分层次,而用段落区分。特点是语言精炼,概述性较强。

3.结尾。应采用总结式,对该观测点的工作给予简明的总结,即:对该观测点给出定性和定量的评价。

(四)表格和图形

插入绘制表格和图形,其标题文字的大小均按正文五号宋体、居中处理,行间距为1.5倍。

支撑材料中涉及到“××表”时,该表如果与“高等教育质量监测国家数据平台”中数据表格相同或近似,表头栏目及内容以“高等教育质量监测国家数据平台数据表格”中的相应表格为依据设计。

(五)落款

凡需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署单位全称,在下一行相应处标识日期。单位全称如:交通工程学院;不能署“交工学院”。日期的标示格式统一为:如“2019年4月12日”。

(六)装订位置

    文件装订均为左订两枚订书针,在距纵向打印纸张上、下边缘8cm处各订一钉,书钉距纸张左边缘3mm~8mm。

(七)对各单位收集整理的原始支撑材料的格式不做统一要求。

 

 

 


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